PMO – Planejamento e suporte na implantação ou aprimoramento de um escritório de gerenciamento de projetos
Independentemente do tipo definido/adotado, contemplamos todas as etapas a seguir no processo de desenvolvimento de seu PMO.
1) Planejamento:
- Realização de reuniões envolvendo a alta diretoria e os gerentes funcionais para apresentar os modelos/tipos de PMO para gestão de portfólio / programas / projetos e os benefícios obtidos pela otimização do gerenciamento de projetos para a organização;
- Elaboração dos Planos de Projetos, servindo-se de metodologias tradicionais ( PMBOOK ), Ágeis ou Híbridas.
2) Mapeamento e Diagnóstico:
- Realização de entrevistas com os gerentes funcionais e equipes de projetos;
- Elaboração do levantamento de projetos, avaliando os resultados disponíveis;
- Mapeamento e diagnóstico do nível de maturidade de gestão;
- Revisão da estrutura organizacional e definições de responsabilidades;
- Procedimento de revisar ferramentas disponíveis (relatórios, formulários, softwares etc);
- Elaboração de relatório da situação atual da empresa, incluindo sugestões de melhorias e proposta de implantação do EGP (escritório de gerenciamento de projetos).
3) Apresentação e Treinamento:
- Seguimos com a apresentação de propostas para implantação de projetos com exposição dos benefícios e recursos;
- Realização de treinamentos para engajamento da(s) equipe(s);
- Palestra de conscientização com os principais stakeholders (indicados e discutidos com a alta gestão) envolvidos nos projetos;
- Iniciar capacitação dos gerentes (de projetos ou funcionais) nas melhores práticas de gerenciamento.
4) Infraestrutura e Metodologia:
- Definir padrões de documentos e criar base de dados de templates (formulários, relatórios etc.) disponibilizando na intranet corporativa ou outra ferramenta corporativa de gestão/comunicação;
- Implantar metodologia, procedimentos e processos, conforme treinamento realizado;
- Sugerir e/ou Definir nova estrutura organizacional (quando identificada a necessidade).
5) Implantação:
- Sugerir e/ou Selecionar um Gerente de Projetos dedicado para um projeto piloto no departamento de Inovação, dentro da divisão etc., mediante discussão com a alta gestão;
- Retornar aos treinamentos, neste momento para observar / apresentar as novas metodologias, procedimentos e ferramentas.
6) Operação:
- Acompanhar e controlar os projetos;
- Avaliar indicadores de acompanhamento, sugerindo ações corretivas quando necessário.
- OBS: Esta pode ser uma etapa contratada separadamente, para um ou mais projetos em específico, em andamento, e que estejam apresentando “problemas” em suas entregas (cronograma, custo, qualidade...).
7) Evolução:
- Expandir a atuação e cultura do escritório/gerenciamento de projetos para toda organização;
- Promover reciclagem e melhoria continua dos gerentes funcionais, de projetos e das equipes (programa de treinamentos/cursos futuros).